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機能2:名刺の整理・検索

「やさしく名刺ファイリング PRO」は大量の名刺をデジタルデータに変換することでデータベース化し、どの名刺もすぐに取り出すことができます。
セキュリティ機能、バックアップ機能を備えておりますので、大量の個人情報の管理も安心してお使いいただけます。

■名刺を素早く検索する

「氏名」「社名」を検索キーワードで素早く名刺を検索することができます。また、「グループ(自由に設定)」「重要度(5段階設定)」を検索条件に加えることができます。

検索設定画面を出さず、簡易検索ウィンドウから氏名・社名を入力して検索することも可能です。

■氏名や日付で分類できる仮想フォルダ表示

登録した名刺はエクスプローラーライクな見やすいフォルダツリーで管理できます。
名刺は「氏名」「社名」「更新日順」「登録日順」の並び替えが素早く行えますので、整理・検索しやすいものを選択できます。
また、名刺は個別にグループ設定ができます。設定したグループ別に並び替えることも可能です。


■データベースをパスワードで保護するデータベースセキュリティ機能

データベースの閲覧にはパスワードを設定する事ができます。
パスワード設定したデータベースは、パスワードの入力がないと名刺データが見られませんので、各データベースに関連する社員だけが閲覧できるといった運用が可能です。


■データベース名の変更、データベースの移動、コピー、分割、結合

「やさしく名刺ファイリング PRO」は複数のデータベースを管理する事ができますので、「部署別」や「事業所別」などで複数に分けておくと便利です。作成したデータベースは、分割したり結合させることができます。


■バックアップ/復元機能(自動バックアップ可能)

データベースのデータをファイルにバックアップし、復元することができます。
バックアップはデータベースごとに行います。バックアップを行うと1ファイルに圧縮されます。トラブルが起きた場合はバックアップファイルから復元することができます。

「やさしく名刺ファイリング PRO」は初期設定で自動的にデータベースのバックアップ処理を実行しています。


■データの並び替え(氏名順・社名順・日付順など)

名刺データは表計算ソフト(Excelなど)のように、一覧で表示することができ、氏名・社名などでソートする事が可能です。
また、一覧のデータはExcel等に出力することができます。


■名刺と一緒に関連する企画書や見積書などの資料が管理できる添付ファイル機能

名刺データと一緒に関連する書類を添付することができます。打ち合わせで使用した資料や、送られてきた年賀状の画像などを名刺に紐づけておくことができます。

■同姓同名や特定名刺のキーワード検索

部署名などが変わり、同じ相手から2度名刺をもらったりしても、気にせず名刺登録を行ってください。あとから同姓同名の名刺を抽出することができますので、同じ名刺が複数枚あった場合でも、古いものを削除することができます。


■リスト印刷、タックシール印刷、宛名印刷、システム手帳印刷などの各種印刷機能

選択した名刺データをリスト形式、タックシール形式、はがき形式、システム手帳形式で印刷できます。

※タックシール形式、はがき形式の印刷は中国語データベースでは使用できません。


■名刺によって重要度を付けられる重要度設定機能

名刺の重要度を名刺ごとに5段階で設定することができます。「顧客の対応状況」や「商談中状況」など名刺情報を共有した際に、閲覧者に重要度で状況を知らせることが可能です。また検索の際に条件に加えることが可能です。

■メイン画面を自由に変更できるアレンジGUI

「やさしく名刺ファイリング PRO」の「リスト表示」や「レコード情報・名刺画像の表示」など自由に設定することが可能です。

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