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導入事例:八王子建物管理株式会社様

八王子建物管理株式会社様では、管理・経理部門の業務削減のひとつとして、従業員の勤怠入力の自動化を図られました。今回はOCRの活用により、既存管理システム(給料管理システム)を変更することなく、業務の合理化を実現されています。


締日毎に手間の掛かる勤怠入力を自動化し、業務の軽減を図る!

締日が間近になるにつれ、管理・経理部門の業務は増すばかり、なかなか合理化の難しい部門でしたが、まずは改善できることからはじめようということで、勤怠状況の単純な入力作業の軽減を図る為に、勤怠管理の自動化を試みてみることとなりました。実際に検討を始めると勤怠管理の自動化と言えども、様々な方法があり当社の業務形態に見合ったものを探すのは、意外と苦労がありました。

業務形態上、既存の紙ベースの出勤表の活用が不可欠でした。

勤怠管理の自動化において、ポイントは一人の従業員の勤務形態が複数勤務地および取引先である為、タイムカードなどの機材設置による自動入力が出来ない点と既存管理システム(給料管理ソフトウェア)の継続的な活用といった点です。そこで、メディアドライブの「FormOCR」は特定機材が不要な紙ベースの出勤表を利用できる点や、既存の管理システムへのデータの受け渡しが容易にできる帳票設計の柔軟さが導入の決め手となりました。

今回の自動化では、低コストでの実現が課題でしたので、既存管理システムの変更はどうしても避けたかった部分でもありました。また、専用機材の導入ではなく、オフィス全体で利用している複合機の活用で運用が行えた点もコストダウンに繋がりました。

導入当初は実務レベルの運用まで行えなかったが、設定改善で満足できる仕様に!

実は、導入当初は実務レベルまでの運用が出来ず、本来の目的である業務の軽減とはいかない状況でした。しかし、業務形態に合わせたカスタマイズや帳票設定の見直しにより、当初の目的であった業務の合理化を図ることが出来ました。

さらにマクロ実行式を活用することで、入力効率の向上だけでなく、記入ミスや計算ミスを無くすといった効果をもたらし、導入前ではその都度、電卓等で検算していた作業を導入後は省くことができ、業務の合理化をより一層高めることとなりました。

導入法人プロフィール

八王子建物管理株式会社

〒193-0931
東京都八王子市台町4-9-7
総務課人事