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導入事例:社団法人コンピュータソフトウェア協会様

社団法人コンピュータソフトウェア協会様では、個人情報の保護についてその社会的責任を認識し、名刺情報の管理・徹底を図るために「名刺管理システム」を導入することで、職員全員が所有する名刺の一元管理を行っております。


システム内容

■顧客・取引先の名刺情報を会社全体で一元管理を実現
セキュリティに守られた会社のサーバで安全に管理することで、企業の財産である重要な顧客情報を外部に持ち出すことなく活用できます。登録された名刺データは閲覧権限を設定することで、「部」や「課」で共有することができます。名刺データはセキュリティで守られた環境で安全に管理。

■名刺データの登録は、「やさしく名刺ファイリング PRO」で簡単登録
名刺データを登録するのに難しい操作は必要ありません。集められた名刺をスキャンし、自動認識。作成された名刺データは、ボタン一つでサーバに転送。

■名刺データを簡単に有効活用
職員が外出先からの名刺の検索、名刺画像表示、地図検索が可能となり、営業活動の効率化が図れます。また、検索した名刺データはCSV出力することが可能な為、セミナー・イベント案内等へのDM・メールマガジンの送付に活用できます。

■名刺管理システム概要図

導入までの背景

個人の裁量に委ねていた名刺の管理を、セキュリティに守られた一元管理へ!

イベント・セミナーなどで、各職員が名刺交換した名刺を机の中に保管していたり、顧客情報を引き出す際に名刺をあわてて探す光景を目にし、これでは業務効率が悪いばかりでなく、個人情報の漏えいに繋がりかねないと危惧。信頼を求められる団体として何とか職員全員のいただいてきた名刺を容易に一元管理できないかと検討を始めた。
名刺管理システム 画像1

導入への決め手

登録の簡便さとWebブラウザによる修正・検索が可能となる汎用性が魅力!

導入に際して重要視した要素は、名刺情報の登録と運用・管理の簡便さでした。このシステムを導入することで、職員の負担増だけは避けたいと思いましたが、「名刺管理システム」には高精度な認識エンジンを搭載している為、実際にはほとんど修正の必要がなく、スキャナからボタン一つで情報登録が可能なため、短期間で運用できる点が導入の決め手となりました。

名刺管理システム 画像2

導入後の効果

名刺を会社で一元管理できるようになり、より安全で、さらなる名刺情報の活用範囲を拡げてくれました。

職員はそれぞれが顧客や取引先よりいただいてきた名刺を名刺管理システムへ登録をするのですが、登録は操作が簡単なコンシューマ向けソフト「やさしく名刺ファイリング PRO」を使用し、枚数が多くても連続スキャナを使うことでまとめてスキャンしています。

スキャン後はボタン一つでデジタル化されサーバにデータ転送されるため、職員の手作業による煩わしい入力は無く、簡単に名刺管理システムへ名刺情報の登録が可能となりました。

サーバに登録した名刺データは各職員の持つ権限に応じて閲覧制限の設定ができるため、個人管理による情報漏洩の危険が無く、安全に社内での顧客情報が共有できるようになりました。

名刺管理システム導入より、以前は名刺の管理が苦手な職員も、大量の名刺を整理したり、大切な名刺の紛失を心配することなく運用できています。
名刺管理システム 画像3

導入法人プロフィール

社団法人コンピュータソフトウェア協会

〒107-0052
東京都港区赤坂1-9-15
日本自転車会館1号館5F