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ユーザー導入事例:株式会社AIT様

株式会社AITは、IBM UNIX/AIXシステムの販売を目的として、1991年にオープンシステム技術の雄である株式会社SRAとグローバル総合IT企業である日本アイ・ビー・エム株式会社との合弁により設立。 オープンシステムにおける長年の実績と幅広い製品の取り扱いにより、お客様のITシステム要件に対し、最適な「課題解決」を提供し、高い信頼を得ています。 さらに、業界トップレベルのスキルと実績、付加価値の高い有益なソリューションを通じて、お客様の満足度の向上へ一層の取り組みを進めている「IBMプレミアパートナー」認定のソリューション・プロバイダーです。

福田 恭子 様

株式会社AIT
経営企画本部 課長


導入前の課題

福田:
「いままでは社長も役員も皆個人で名刺を管理していましたので、社長と秘書で名刺データを共有したいと思っていました。名刺はどんどん増えるが業務が多忙になり、管理が追いつかなくなってきたときに、情報誌BCN(Bussiness Computer News)でクラウド名刺管理の情報を見たことがきっかけで、社長の提案により会社で名刺管理を何とかしようということになりました。」

・名刺の枚数が膨大で、探したい情報がすぐに見つけられない。
・社長本人が自分で名刺管理をしているので、秘書が名刺データを把握できない。
・名刺データの入ったPCを紛失した場合の個人情報漏えいリスクが心配。

導入いただいた商品

■PC用名刺管理ソフト「やさしく名刺ファイリング PRO v.13.0」10ライセンス
やさしく名刺ファイリング PROは専用のスキャナなどから名刺を取り込み、名刺に記載されている社名や住所、名前、メールアドレスなどを文字認識(OCR)することでテキストデータに変換し、付属のデータベースで管理・検索・活用する名刺管理ソフトです。複数ライセンスでデータベースの共有も可能。

>>「やさしく名刺ファイリング PRO v.13.0」紹介サイト



■ブラザー社ドキュメントスキャナ「JUSTIO ADS-2500W」
名刺を30枚まとめてセットすることができ、連続で両面を同時にスキャンするため大量の名刺を素早く簡単に取り込めます。また、有線/無線スキャンでの共有利用が可能です。名刺だけでなく書類・ハガキなどもスキャンできます。

>>「JUSTIO ADS-2500W」紹介サイト


導入効果

福田:
「まずは当初の目的であった名刺のデータ化を実施、名刺データベースは共有サーバーに置いて社長と秘書で共有しています。現在は各自で名刺のデータ化を進めていますが、いつでも共有ができるように、名刺データは共有サーバーにパスワードをつけて置いています。これによりノートPCの紛失による個人情報の漏えいの心配も無くなりました。」


・名刺情報を社内で共有。
・アプリとの組み合わせで社外でも名刺情報を閲覧可能。
・名刺情報の素早い検索、業種・各種グループ別に管理できる。

大量の名刺をスキャンするのにドキュメントスキャナは必要不可欠でした

これから名刺管理を始めようという場合は、すでに数百・数千枚と大量にたまっている事がほとんどです。この大量の名刺をスキャンするのにお勧めなのがドキュメントスキャナです。福田様が選択したのは、ブラザードキュメントスキャナ「JUSTIO ADS-2500W」でした。
このスキャナは名刺を30枚まとめてセットすることができ、連続で両面を同時にスキャンするため大量の名刺を素早く簡単に取り込めます。また、有線/無線スキャンでの共有利用が可能です。


福田:
「JUSTIO ADS-2500Wを使用して約1,000枚ほどスキャンしてみました。セットアップは簡単で、抵抗なくすぐに利用開始できました。名刺をまとめてセットできるので、複合機のように名刺を並べたり、専用スキャナのように1枚ずつ手差ししなくても良いところが楽です。毎日追加される名刺はそれほど多くありませんが、すでに大量の名刺がたまっていましたので、それらをスキャンするためにはドキュメントスキャナは必要不可欠でした。」

導入の決め手

コスト面で導入しやすいPCソフト
PC用ソフト、スマートフォンアプリ、クラウドサービスなど、近年名刺管理は様々な手法を選択することができますが、コスト面や名刺管理の目的などから福田様が選択したのは、PC用ソフトを使った社内データ管理でした。

福田:
「CRM機能を前面に打ち出しているクラウド名刺管理サービスなども検討しましたが、いきなり大規模な人脈活用サービスを利用するのではなく、まずは名刺のデータ化に主眼を置いたためPC用のパッケージソフトを選択しました。クラウドサービスの認識率100%をうたっている人力データエントリーも完全ではないようなので、チェックが必要ならOCR機能を持つPC版名刺管理ソフトでも同じだと考えました。」

クラウドの名刺管理サービスでは、顧客管理・人脈管理・営業支援サービスとシームレスな連携により、会社全体で名刺を一元管理できるメリットがありますが、月額のランニングコストが発生します。利用ユーザー数に比例して月額のランニングコストが上昇します。また、個人情報を社外に預けることが許されない企業も多いようです。

福田:
「いきなり多大な名刺管理コストが発生するのは本意ではありませんでした。役員も毎月利用料を支払う事に懸念を示していました。PC用ソフトも利用台数分のライセンスを購入する必要がありますが、ランニングコストがかからない事と、ボリュームディスカウントがあるためコスト面での導入のしやすさがありました。」

以前購入した「やさしく名刺ファイリング v.5.0」がきっかけに!

2006年発売の「やさしく名刺ファイリング PRO v.5.0」から8年。いまでも改良を重ね販売している最新の名刺管理ソフト「やさしく名刺ファイリング PRO v.13.0」は、BCNランキングで累計販売本数No.1です。長く製品の販売を続けている点とBCNランキングでの販売実績が信用できると福田様はいいます。

福田:
「会社に以前購入した名刺管理ソフトがあったので試しに使用してみたところ、PC用ソフトで充分名刺管理ができそうだと手応えを感じました。メディアドライブの事は以前から知っていたのでサイトをチェックしたところ、製品の販売が続いており、ライセンス商品やドキュメントスキャナとのセット販売があることを知り導入しました。」

今後の展望

福田:
「社長、役員、営業部マネージャークラスで名刺管理ソフトを使用していますが、今後使ってみたいという社員が出てくると思います。SEマネージャーからも導入希望があり、ライセンス追加購入しました。
また、ハガキの認識・管理もできると言うことで、年賀状管理を筆まめと連携して使ってみたいとおもいます。」

導入法人プロフィール

株式会社AIT
〒135-0031 東京都江東区佐賀1-5-6永代OTビル
代表電話 TEL:03-5245-7771
http://www.ait.co.jp/