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自動処理対応文書管理ソフトウェア DocDesk

自動処理対応文書管理ソフトウェア:DocDesk

「DocDesk」は、既にデータ化されているOffice文書ファイル(WordやExcel、PowerPoint等)やPDFファイルとスキャンした紙文書を指定のフォルダに自動分類し、管理することができる自動処理対応の文書管理ソフトウェアです。

紙文書の取込は、「フォルダ監視機能」を使用することで複合機やファクシミリからの取込を容易とし、高精度な活字文書OCRエンジンを使用して透明テキスト付きPDFファイルに自動変換することが可能です。
また、企業内に存在する多種多様な文書や帳票を取込む際には、付属される自動分類ソフトウェア「DocDesk Sorter」を使用することで、自動的にドキュメントの分類・仕分けを実現しRPAとして業務工数を低減いたします。


DocDeskの自動処理


文書管理(ドキュメント管理)とは?そのメリットとは?

文書管理(ドキュメント管理)とは、PCで作成されたオフィスファイルと、デジタル化した紙の書類を一元管理し、必要な情報を素早く検索できるシステムを言います。紙の書類をPCに取り込むことで保管スペースのコストを削減できるだけでなく、書類の内容によって指定のフォルダに自動分類し、キーワードで素早く全文検索できるメリットがあります。

【メリット1】書類の縮小表示で見つけやすい
スキャンした紙書類だけでなくWord、Excel、PowerPoint、PDFなどの文書ファイルもサムネイル表示します。
実際にファイルを開いた画面を縮小してアイコン表示するため、ファイルを開かなくてもおおよそのファイルの内容を確認することができます。

【メリット2】書類の自動分類でフォルダ分け
業務で使用する文章や帳票、新聞や雑誌の切り抜き・スナップ写真・メモなど、紙情報をイメージスキャナを使って「DocDesk」に取り込めば指定のフォルダにRPAとして自動分類し、情報に素早くアクセスできます。

【メリット3】キーワードで全文検索可能
スキャナから取り込んだ文書や帳票を、全文検索可能なPDFファイルで保存します。ここで作られる「透明テキスト付きPDF」は見た目は元原稿の画像ですが、OCR(文字認識処理)が施され、テキスト情報が埋め込まれています。
たとえば新聞の切り抜きをたくさん「透明テキスト付きPDF」で「DocDesk」に保存すると、その新聞に書かれている内容の文章をキーワードに検索することができるのです。
(「日経平均」で検索すると、日経平均という言葉が使用されている記事の新聞を検索してくるというものです。)

DocDeskの特長

■紙文書も電子文書もまとめて管理、業務の効率化が可能
既にデータ化されているOffice文書ファイル(WordやExcel、PowerPoint等)やPDFファイルと紙文書をまとめて管理することができる文書管理ソフトウェアです。
文書管理ソフト:DocDesk

■複合機やファクシミリからダイレクトに登録
紙文書の取込は、「フォルダ監視機能」を使用することで複合機やファクシミリからの取込を容易とし、高精度な活字文書OCRエンジンを使用して透明テキスト付きPDFファイルに自動変換することも可能です。
リネーム機能を使用すれば、文書の取込時にあらかじめ指定したタイトル名に変更も可能です。
すでにパソコン内に保存されているWordやExcel等のOffice文書ファイルがある場合も、インポートすることでまとめて管理が可能となります。
※監視できるフォルダは一つです。
文書管理ソフト:DocDesk

■自動分類ソフトウェア「DocDesk Sorter」を搭載
自動分類ソフトウェア「DocDesk Sorter」は、企業内に存在する多種多様な文書や帳票を取込む際に、あらかじめ、登録された帳票のレイアウト(罫線)情報や文字(OCR結果)情報、バーコード/QRコード情報を元に、指定フォルダへ自動で文書を振り分けることが可能です。
「DocDesk Sorter」は、RPAとして効率的な分類・仕分けを実現します。
※振り分け設定数は最大100件です。
文書管理ソフト:DocDesk

■ネットワーク先フォルダの管理に対応
ネットワークサーバー上の共有フォルダをDocDesk内に登録することができます。企業内の情報をまとめて管理し、情報の共有化が実現できます。
※Windows ネットワーク環境でローカルネットワークエリアのみ対応です。ネットワーク上の運用(同時接続数)については、各OSの使用許諾にある範囲内でご利用ください。
文書管理ソフト:DocDesk

■豊富な検索機能
ファイル名や日付で検索するだけでなく、文書内容をキーワードに検索(全文検索)する機能を搭載しておりますので、文書内容の記憶から目的の文書を探し出すことができます。全文検索は、OCR処理された画像、Word/Excel/PowerPoint/PDF/一太郎/テキストファイルが対象となります。
文書管理ソフト:DocDesk

■アノテーション機能
文書上にメモやマーカーを追加したり、重要・至急の資料にはスタンプなどを追加することが可能です。強調しておきたい箇所や関連したメモなどを貼り付けておきますと、サムネイル画像で注釈の存在が確認できますので、目的のデータも簡単に探し出すことができます。
文書管理ソフト:DocDesk

■暗号化機能
DocDeskに登録したデータは、パスワードを付けて暗号化することができます(PDF用パスワードも設定可能です)。暗号化されたデータは、正しいパスワードを入力しない限り、開くことができません。大切なデータのセキュリティが万全になります。

■タイムスタンプ
アマノ社製 タイムスタンプ付与ツール「e-timing EVIDENCE 3161 for PDF Auto」との連携により、PDFファイルへのタイムスタンプの付与が可能です。

■データの活用(アプリケーション連携)
(1) DocDesk内からメールやファクシミリ、スマートフォン/タブレット端末などへ転送して活用することができます。
(2) スマートフォン/タブレットへは、付属の「DocMobile Transfer v.2.0」と組み合わせて使うことで、iPhone/Androidアプリケーション(DocMobile※)へWiFi経由でダイレクトに転送することができます。
※「DocMobile」(無償)はApple App Store、Google Playにて最新版をダウンロードしてください。最新版では転送したデータをフォルダ別に分けて管理することができます。
(3) 転送する前に画像データをWord(*.docx)やExcel(*.xlsx)ファイルおよび透明テキスト付きPDFファイルへの変換も可能です。
文書管理ソフト:DocDesk

■その他の機能
富士ゼロックス社のDocuWorks文書ファイルを画像化してサムネイル表示することができます。
※DocuWorks 6.0以降がインストールされている環境が必要です。DocuWorks文書は画像タイプのみ変換可能です。

【自動処理】直接PDFに変換

スキャンした原稿をOCR処理し直接PDFにしファイル名を付けて保存するところまでRPAとして自動処理します。
自動処理対応文書管理ソフト DocDesk PDF作成

マルチページTIFF対応

複合機で複数枚の書類をスキャンした際に1ファイルで管理できる「マルチページTIFF」をそのまま管理可能、複数ページのPDFへ変換することも可能。
自動処理対応文書管理ソフト DocDesk マルチTIFF対応

【自動処理】フォルダ管理・リネーム

フォルダに見分けやすい色を設定したり、フォルダにコピー/移動した文書のタイトル名をRPAとして自動で変更することができます。
フォルダにドラッグ&ドロップすると、フォルダ名+日付にするなど自由に設定可能
※1フォルダに最大2,000ファイル(ページ)分まで登録可能です。
自動処理対応文書管理ソフト DocDesk リネーム機能

パスワード設定による暗号化機能

Officeファイルと違い、パスワード設定できない「画像ファイル」にも閲覧パスワード設定が可能。パスワード所有者のみファイルの閲覧が可能です。社外秘や個人情報などの保護が容易です。
自動処理対応文書管理ソフト DocDesk 暗号化機能

ネットワークファイル共有対応

ネットワーク上のフォルダを管理できるため、複数のPCでデータを共有できます。共有サーバーのフォルダを登録することで、複数PCでファイルを共有することが可能。
自動処理対応文書管理ソフト DocDesk ネットワーク対応

Officeファイル管理・サムネイル表示対応

Office文書ファイルと、スキャンした紙文書ファイルを一元管理可能。印刷・記入・押印された帳票をスキャンしたPDFファイルと、その帳票の元となるExcelファイルを一緒に保存するといったことが可能。
自動処理対応文書管理ソフト DocDesk OFFICE対応

スタック機能・複数ページPDF作成

複数の画像ファイルを重ねて表示し、グループ化してまとめることができます。またスタックした複数ファイルを複数ページ・1ファイルのPDF/マルチページTIFFに変換できます。
自動処理対応文書管理ソフト DocDesk スタック機能

PDF/Officeファイル変換

画像データをアイコンにドラッグ&ドロップすることで、Word/Excel/PDFファイルに変換可能。画像ファイルはOCR処理され全文検索可能なPDFに変換できます。
自動処理対応文書管理ソフト DocDesk Word・Excel・PDF変換

クイックプロパティ機能

管理しているファイルにマウスカーソルを乗せるだけで、書類の文字情報が表示されます。サムネイルで判別できない「表題」や「見出し」「日付」など、ファイルを開くこと無く確認できます。
自動処理対応文書管理ソフト DocDesk クイックプロパティ

専用ファイルビューワーアプリ「DocMobile for iOS/Android」連携

スマートフォンにインストールした専用ファイルビューワーアプリ「DocMobile for iOS/Android」(無料)にWi-Fi経由で直接ファイルを転送します。転送用のiTunesやUSBケーブル無しで、素早くファイルを持ち出せます。
自動処理対応文書管理ソフト DocDesk DocMobile連携

その他機能

・スキャン画像の自動OCR、PDF変換
・デジタルカメラからの取り込み
・フォルダ監視機能による自動取り込み
・スタック(複数の画像データを1つのまとめる)機能
・拡張子/ファイルの種類/文書の意味によるファイル分類表示
・画像編集機能(回転/トリミング/黒塗りつぶし/白塗りつぶし)
・アノテーション(注釈)機能(メモ/単語登録/日付/マーカー/塗りつぶし/スタンプ)
・文書内容(日本語)からキーワード検索
・あいまい検索/最近使用したファイル、一定期間使用していないファイルの検索
・シングル/マルチページTIFF変換機能
・登録データのエクスポート機能
・印刷/FAX、メール添付送信
・バックアップ/復元
自動処理対応文書管理ソフトウェア:DocDesk RPA

ご購入はこちら

DocDesk
ソフトウェア 1ライセンス
パッケージ版
JANコード:4946557025867
定価:12,800円(税別)
文書管理ソフト:DocDesk
ダウンロード版
JANコード:4946557025935
定価:8,000円(税別)
文書管理ソフト:DocDesk

自動処理対応文書管理ソフトウェア:DocDesk RPA

日本医師会ORCAプロジェクト対応

DocDeskは日本医師会が推進するORCAプロジェクトの紹介状作成ソフト「MI_CAN」との連携に対応しています。

   
日本医師会ORCAプロジェクト
紹介状作成ソフト「MI_CAN」
https://www.orca.med.or.jp/mican/

紹介状作成ソフト「MI_CAN」
 
■DocDeskで管理している画像をMI_CANの画像添付欄にドラッグ&ドロップしてコピーすることができます。
紹介状作成ソフト「MI_CAN」

■MI_CANで作成した帳票を管理します。PDFのフォルダ管理・サムネイル表示・全文検索。
紹介状作成ソフト「MI_CAN」