OCRソフトウェアメーカー「メディアドライブ株式会社」は、認識精度の高い活字文書OCRや手書帳票OCR商品をご提供いたします。



やさしく名刺ファイリング PRO v.15.0 ヘッダイメージ

名刺管理ソフトとは?

名刺管理ソフト「やさしく名刺ファイリング PRO」は、OCR(文字認識)機能を使うことで、整理が大変な「大量の名刺」から「ビジネス住所録(アドレス帳)データベース」を構築できるソフトです。



■名刺管理ソフトを利用するメリット

1.手入力よりもデータ構築が速い
2.名刺画像もデータと一緒に保管・表示
3.名刺を素早く検索
4.メモや書類など付加情報を追加可能
5.住所録として別のソフトウェアで活用
6.パスワードによる個人情報の保護
7.万が一に備えた自動バックアップ
8.ネットワークで名刺データを共有
9.スマートフォン連携で外出先でも名刺検索


■名刺管理に流れ


やさしく名刺ファイリング PRO v.15.0_流れ

■STEP1:名刺をスキャン

■名刺画像の取り込み
まずは名刺を画像として取り込みます。取り込みには付属の専用スキャナ市販のフラットベッドスキャナ複合機デジカメカメラ付ケータイなどを使用します。また、複数の名刺を高速にスキャンできる「ドキュメントスキャナ」を利用すると、大量の名刺も短時間で取り込みできます。

■名刺情報の認識
OCR(文字認識)機能で、名刺の画像に記載されている内容をテキストデータに変換します。認識した情報は自動で氏名・社名・住所などに振り分けられ、名刺データベースを構築します。これで、名刺データをテキストキーワードで検索できるようになります

●POINT
文字認識率は名刺のデザイン等によって100%を保証できません。認識した名刺データはチェックが必要です。名刺データには名刺画像も一緒に保存されますので、検索が中心の運用であれば「氏名」「社名」のチェックで利用できますが、住所録作成や他ソフトとの連携で名刺データを利用する場合は、しっかりチェックする必要があります。
名刺の入力

■STEP2:文字認識・項目の振り分け / 名刺DB作成 / 検索

■名刺の認識・振り分け/データベース作成
名刺画像を文字認識しテキストデータ化する事で、「名刺データの検索」および「名刺データの再利用」が可能となります。

●POINT
OCR(文字認識)は100%のテキスト化を保証できません。この場合、人による認識チェックおよび訂正が必要です。完全データが必要な「宛名利用」や「メール配信」の場合この訂正を「アウトソーシングできるサービス」を利用できます。名刺の検索のみで利用する場合、「社名」と「氏名」だけ自身でチェックすることで、訂正コストを抑えられます。


■名刺の検索
名刺管理ソフトの最大のメリットは、大量の名刺の中から必要な名刺を素早く検索できることです。名刺画像はOCR(文字認識)によって全文検索できる状態になっていますので、名刺記載の文字情報を検索対象にする事ができます。通常は「氏名」もしくは「社名」で検索することが一般的ですので、簡易検索ウィンドウを利用すれば素早く名刺検索できます。

●POINT
名刺管理ソフトに登録した名刺には「グループ」「面会日」「メモ」「重要度」など、名刺記載の内容以外の情報を追加できます。これらを登録することで、名刺を中心とした情報管理を行うことができます
名刺の認識

■STEP3:名刺データ活用

■名刺検索後の次のステップ
やさしく名刺ファイリング PROは、様々なソフトと連携しています。名刺を検索した次のステップを簡単操作でフォローします。

・住所→ 地図ソフト/経路検索ソフト起動
・電話番号→ IP電話通信開始
・メールアドレス→ メールソフト起動
・ホームページURL→ WEBブラウザ起動
・名刺情報→ WEB検索での検索結果表示

など

■名刺データは様々なソフトで活用
構築した名刺データベースは、ビジネスで使う住所録(アドレス帳)として、多くのソフトウェアで活用することができます。汎用的なExcel/CSVでのデータ出力はもちろん、メールソフトや年賀状印刷ソフトなどでデータを活用できます。

・スマートフォンアプリ(iPhone/Android)
・名刺ビューワー機能付電子辞書
・アドレス管理機能のあるWEBサービス
・年賀状印刷ソフト(筆ソフト)
・グループウェア
・顧客管理ソフト

など

※動作確認の取れた連携対応ソフトは「動作環境・スペック」をご覧ください。
名刺の検索