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導入事例:横浜美術大学様 大学経営・事務総合ソリューション

横浜美術大学様では、コスト削減を目的とした各種製品のリプレイスに合わせ、大学経営・事務総合ソリューションのシステム導入により、学生サービス・教職員サービスの向上を実現されています。


システム概要

入学願書や調査票のデータエントリーの効率化により、短期間に集中する入試業務(受験票発行、受験者一覧表などの作成、試験採点処理、合否判定など)を強力にサポート。さらに、授業評価アンケートのデータ集計など様々な帳票のデジタル化により、業務の効率化を実現しています。
また、株式会社電翔製「Active Academy」とのシステム連携により、入試情報および教務事務システムを構築し、大学経営・事務の一元管理を実現しています。
システム概要図
横浜美術大学 志願表OCR システム 導入事例

導入までの背景

これまで横浜美術大学様では、データエントリーの業務を複数の部署が1台のOCR専用機を共有して実施していました。その中にあって、毎年の入試制度の見直し(志願票の変更)に伴うプログラム改変に係るコスト負担は大きく、また、OCR専用機による年間通じての稼働率を考えた場合、コスト的に見合ってないのではと懸念があり、特にこのようなランニングコストについては何とか削減したいと強く望まれていました。さらに、特定の期間に大量のデータエントリーが集中する入試係では、教務部などの他部署との共有ではなく、単独利用ができるシステム導入を合わせて望まれていました。

今回のシステム導入に当たっては、志願票だけでなく、授業評価アンケートなどのデータエントリーにも容易に対応できるシステムを探されており、志願票同様に、帳票フォームの変更や各担当者による自由なフォーム作成が可能なことが追加条件として挙げられていました。

こうした中、OCR専用機を含むシステムの老朽化とリース期限満了により、新たなシステムの導入へと踏み切られました。検討段階では、様々な帳票フォームの設計やその変更にもフレキシブルに対応可能なシステムであることが重要な要素であり、この条件を満たし、さらにランニングコストの軽減を考慮し、運用後のプログラム改変やカスタマイズなどの発生を極力避ける為、パッケージ製品の標準機能の利用を前提としたシステムの導入が課題となりました。

導入後の効果

OCR専用機を使用した場合に比べ、パッケージシステムを導入することにより、コスト削減を実現。特に毎年の志願票(帳票フォーム)の変更に伴い、読取部分の帳票のレイアウトを引きなおす度にOCR読取プログラムに改修費用が発生していましたが、FormOCRを使用することにより、帳票変更に伴うプログラムの改修費用が必要なく、ランニングコストの軽減が図れました。さらに、専用機におけるプログラム改修の場合と比較し、志願票のレイアウト変更は、ソフトウェア上の設定変更で実施できる為、変更時の対応もスムーズかつスピーディーに行えるようになりました。

導入したシステムは汎用パッケージにつき、志願票のデータエントリーだけでなく、独自に様々なレイアウトのアンケート帳票をエンドユーザー自身で作成/読取設定を実施することができ、授業評価アンケートなどのアンケート集計がスピーディに実施できるようになりました。これらデータ管理の実現により、データを基に学生サービスの向上につなげることが可能になったことも、システム導入の大きな効果となっています。

サンプル帳票

志願者入力シートは入試内容別に様々なフォーマットへの対応を実現しています。
(指定校制推薦入試・公募制推薦入学試験・海外帰国子女入試・社会人特別入試・専門高校等・総合学科卒業生特別選抜入試・一般入試・専攻科入学試験など)
また、学内でのアンケート調査では、それぞれの担当者が独自のアンケートフォームを作成し、データエントリーシステムを活用しています。

導入法人プロフィール

横浜美術大学

神奈川県横浜市青葉区鴨志田町1204
http://www.yokohama-art.ac.jp/