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THE 名刺管理 導入事例:株式会社オオサキ

THE 名刺管理 導入事例:株式会社オオサキ様

株式会社オオサキ様は、1984年(昭和59年)創業の住まいの水道工事やリフォーム工事を行う会社です。2016年6月に顧客情報の一元管理のために「THE 名刺管理」を導入しました。「THE 名刺管理」の導入の経緯と評価について、株式会社オオサキ 代表取締役の望月 美智春氏と管理部長の大泉 真由美氏にお話をうかがいました。 株式会社オオサキ様 ロゴマーク


東京の城南エリアで水まわりのトラブルのことなら株式会社オオサキ

--株式会社オオサキは、どのようなお仕事をされているのでしょうか。

オオサキは、戸建てやアパート・マンションなどの集合住宅を中心に水道工事やリフォーム工事を行う会社で、33年の実績があります。もともとは、水まわりのトラブルの仕事が中心だったのですが、古くなったキッチンやバス、トイレを新しくしたいというお客様の要望にお応えし、水まわりから家全体のリフォームまで手がけるようになりました。
THE 名刺管理 導入事例 株式会社オオサキ 望月 代表取締役 望月 代表取締役
--お客様はどの地域が対象ですか。

現在は、東京の品川区、大田区、目黒区、渋谷区、世田谷区の一部の地域に限定してサービスをしていますが、お陰様でお客様からのクチコミで問い合わせをいただいており、連日フル稼働でスタッフが工事をしております。

工事スタッフが入手した名刺を「THE 名刺管理」で共有化

--株式会社オオサキでは、「THE 名刺管理」をどのように活用していますか。

当社で管理している名刺は、住宅設備機器メーカーや商社、協力会社、管工事工業協同組合に加盟の会社、関係の役所やお取引している会社などが中心です。現在、約650名分のこうした取引先の名刺を登録しており、現場に出ている10数名の工事スタッフが必要に応じてスマートフォンで検索して使っています。
THE 名刺管理 導入事例 株式会社オオサキ 大泉 管理部長 大泉 管理部長

実現できたのは、情報の共有化と業務の効率化

--「THE 名刺管理」の導入効果について教えてください。

導入効果1.取引先情報の共有化
2016年の6月までは、フィーチャー・フォンといわれるガラケーを各自が使っていました。この携帯電話に各自がそれぞれ必要な電話番号を入力して使っていましたので、交換した名刺の情報共有はまったくできていませんでした。もらった名刺は、各自が名刺フォルダーに入れて管理しているので、誰に、いつ会ったかといった情報は管理できていませんでした。

スマートフォンを工事のスタッフ全員に導入したのを機に「THE 名刺管理」を使い始めたことで、外出先で全員が常に最新の取引先情報を利用することができるようになりました。

導入効果2.スタッフの業務効率の向上
これまでは、自分の携帯電話に登録されていないメーカーや商社、協力会社に電話をかける必要がある場合、会社に電話をかけて社内で工事依頼の受付をしているスタッフが電話番号を調べるといったことをしていました。当然、お客様からの電話の方もありますので、忙しいときには工事スタッフは折返し連絡が来るのを待っていることもありました。

「THE 名刺管理」導入後は、こうしたやり取りがなくなったことで、工事スタッフも受付のスタッフも業務が効率的になりました。

名刺管理の導入は、社長の即断、即決だった

--名刺管理ソフトを検討するきっかけについて教えてください。

社内のスタッフが使っていたガラケーをスマートフォンに入れ替えたことがきっかけです。社長の一声で、せっかくスマートフォンに替えるのだから、業務の効率化をしようということになり、まず名刺管理をスマートフォンで始めることにしました。スマートフォンを導入してから「THE 名刺管理」を使うことに決めるまでも、即決でした。
THE 名刺管理 導入事例 株式会社オオサキ

導入の決め手は、「やさしく名刺ファイリング PRO」があったから

--数ある名刺管理のサービスのなかで「THE 名刺管理」を選んだ理由を教えてください。

選択基準1.リーズナブルな価格設定であること
名刺管理を選ぶにあたり、テレビで宣伝されているものから、無料のものまで、いくつか検討しました。大手の名刺管理の製品は、弊社が導入するのには価格が少々高いと思いました。弊社の場合、会社全体で管理する名刺が現在のところ、650件程度です。日々の作業でスタッフがスマートフォンで調べる名刺も取引先の企業に連絡できればよいので、あまり高機能である必要はありません。

選択基準2.個人情報が確実に保護できること
無料の名刺管理のアプリは、個人情報の保護に不安がありました。SNSのような機能があって同じシステムを使っていれば名刺の内容が更新されて便利である反面、転職して仕事が変わり名刺の内容が勝手に変わってしまうのは困ります。弊社の場合は、名刺に工事番号を記入する習慣があるので、名刺の内容が勝手に更新されると、どの工事で最初にお会いしたかわからなくなってしまうのです。

選択基準3.実績のある「やさしく名刺ファイリング PRO」と連携できること
最終的に「THE 名刺管理」に決めたのは、社内に以前に購入した「やさしく名刺ファイリング PRO」を活用できることがわかったからです。最新版へのバージョンアップは必要でしたが、名刺登録が素早くでき、登録したデータの修正も社内でできるので余分なコストがかからずに済むと思いました。

選択基準4.アシスタントが「名刺」の登録・管理を行えること
名刺の登録を各営業に任せての運用は難しいということは経験で感じており、選択時の検討事項でした。「やさしく名刺ファイリングPRO」には本人以外が名刺登録を代行できる「アシスタント登録モード」がオプションで用意されていた点も決め手になりました。

名刺管理には、継続する仕組みが重要

--名刺の登録から社内での公開までの流れを教えてください。

1. 名刺交換をしてきた工事スタッフから、名刺を受け取り管理部でスキャンします
2. 「やさしく名刺ファイリング PRO」でテキスト認識をします。名刺のデザインによっては認識できないことがありますので、間違いがあれば修正します。名刺にメモされている工事番号を入力して、「THE 名刺管理」にデータを転送します。
3. スタッフが、出先で名刺の情報を検索、閲覧します。


THE 名刺管理 導入事例 株式会社オオサキ

当社のように取引先の名刺情報を共有するときには、ルール化が必要だと思っています。スタッフが名刺を撮影して入力していることもありますが、基本は、この運用方法で行っていきます。

「やさしく名刺ファイリング PRO」のユーザーこそ使って欲しい「THE 名刺管理」

--名刺管理を検討してる企業に「THE 名刺管理」のオススメしたいポイントを教えてください。

弊社の場合、「やさしく名刺ファイリング PRO」を使っていたということが導入の決め手でしたが、以前に「やさしく名刺ファイリング PRO」を使っていて顧客情報をクラウドで管理したいという企業は、「THE 名刺管理」を使ったほうが良いと思います。

実績のあるOCR技術で名刺を読み込み、必要であれば社内で修正もできますのでコストパフォーマンスに優れたソリューションだと思います。

--エヌジェーケーに今後期待することを教えてください。

弊社は、「やさしく名刺ファイリング PRO」とクラウド版の「THE 名刺管理」の両方を使っておりますので、それぞれの利点はわかっています。特にユーザーとエヌジェーケーさんの距離感が近いので「THE 名刺管理」の今後の機能アップで要望が伝えやすいと感じています。エヌジェーケーさんには、引き続きのコストパフォーマンスに優れた製品の開発と提案を期待しております。

THE 名刺管理 導入事例 株式会社オオサキ

望月様、大泉様、本日はお忙しい中、貴重なお話をありがとうございました。

導入法人プロフィール

株式会社オオサキ
〒142-0063 東京都品川区荏原5-14-18
http://www.suisai-osk.co.jp/
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注釈

※この事例の内容は2017年4月に実施した取材内容に基いて作成しています。
※その他、記載された会社名、製品名、サービス名等は各社の登録商標または商標です。