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THE 名刺管理 Business 導入事例:株式会社グレイス様

THE 名刺管理 Business 導入事例:株式会社グレイス 様

株式会社グレイス 人材ソリューション事業部 渡邊 慎介氏に名刺管理クラウドサービス「THE 名刺管理 Business」を導入した経緯とその効果について伺いました。


課題…データの一元管理とマーケティングの活性化

――THE 名刺管理 BusinessのプラットフォームであるSalesforceのSales Cloud導入背景をお聞かせください。

1つは社内の様々な資料がバラバラに管理されていたことが背景にあります。欲しい資料を探すことから始める業務フローでは、新しい企画や施策をタイムリーに実行することはできません。

2つ目は、利用していたグループウェアの使いにくさが問題になっていました。日報を例にすると、理想の使い勝手は1カ所に記載すれば、その情報が紐づく場所に転記される仕組みですが、実際は記載した場所以外には反映されません。手作業で同じ文言を入力する必要がありました。検索機能も低かったため、以前の日報データを見つけることにも苦労していました。

データの一元管理とデータ入力を効率的に行えるツールを探していたところ、行き着いたのがSalesforceのSales Cloudでした。 Sales Cloudなら、当社が運営している環境ビジネスに特化した求人サイト「エコリク」のバックヤードにあるデータベースも合わせて一元管理することができます。しかも、MA(マーケティング・オートメーション)ツールを導入すれば、データベースをマーケティングの活性化にも役立ちます。

Salesforceの担当の方とお話をさせていただき、当社の企業規模に合ったスタイルでスタートできることが分かったため、Sales CloudとMAツールのPardotの導入を決意。Salesforceのような「トレンドのソフトウェアで会社を活気づかせたい」という想いもありました。

――これまでの名刺管理ソフトの運用経緯をお聞かせください。

実は10年ほど前からNTTデータNJKの名刺管理ソフト、名刺ファイリング・サーバーを活用していました。複合機に複数枚の名刺を並べてスキャンし、一括で電子化できる便利さに感動した記憶があります。
その後、Salesforce導入前までは同製品のバージョンアップ版、名刺ファイリングCLOUDを活用。
今回は、名刺データもSalesforceで一元管理できるように、Salesforceに対応した新たな名刺管理ソフトを探すことにしました。


選定…Salesforceで運用する名刺管理は「使いやすさ」が大事

――新たな名刺管理ソフトの選定経緯をお聞かせください。

Salesforce対応の名刺管理ソフトをピックアップし始めたところ、NTTデータNJKからSalesforceに対応したTHE 名刺管理 Businessがリリースされているとの連絡を受けました。そこで、THE 名刺管理 Businessを含 めた3製品で比較・検討を行いました。

――THE 名刺管理 Businessを導入した選定ポイントをお聞かせください。

名刺管理ソフトには、データ化の入り口としての使いやすさを要件としました。大事なのはスキャンからデータ化までのスピード、認識率の高さです。また、当社としてはデータの整理整頓とSalesforceをデータ連携させることができれば、文句はありませんでした。
Salesforceというデータ管理のプラットフォームはあるわけですから、豊富な機能は求めていません。その分、名刺管理に対する費用は極力抑えたいと考えていました。

この要件に合致したのがTHE 名刺管理 Businessでした。これまで利用してきた経緯から、訂正の必要がないくらいに高い認識精度と過不足のない機能は理解していました。また、分かりやすい安価なライセンス形態は当社に合っていると感じました。 さらに、丁寧なアフターサービスとNTTデータグループの安心感、サポートのスピード感なども選定にあたっての大きなポイントでした。

――本番稼働までのプロセスをお聞かせください。

本番稼働後は順調ですが、稼働前に行った古いデータのインポートは苦労しました。Salesforceとは異なる項目の古いデータが数万件にもおよんだため、項目の突き合わせとデータのクレンジングだけで大がかりな作業と なりました。すべて終えるまで、2カ月ほどかかったと思います。
溜まっていた名刺のデータ化は、THE 名刺管理 Businessのオペレーターがデータチェック・修正を行うオプションの「名刺訂正サービス」を利用することで、当社の負担を大きく軽減できました。専門の方の介入で我々の工数が減り、データの精度も格段に向上しました。 「名刺訂正サービス」は利用する場面を我々でコントロールできる点でも優れていると思います。

――現在のTHE 名刺管理 Businessの利用状況はいかがですか。

新規でいただいた名刺は社内外を問わず、すぐにスマホのTHE 名刺管理 Businessアプリでスキャンし、データ化を行っています。一度に多くの名刺をいただく機会は少ないため、貯めてから一括でデータ化する方法は行っていません。
すぐにデータ化し登録すれば、日報に記載することができます。
すぐにスマホでデータ化

効果:Salesforce連携によるデータ一元化で業務がスピーディに!

――THE 名刺管理 Businessの導入効果をお聞かせください。

Salesforceと連携しているのは大きな利点です。データに対するアクションはすべて履歴として残り、さらに一元管理ができていますから、無駄がありません。アポ取りはもちろん、新たな企画や提案もスピーディーに行うことができます。
当社が理想とする使い勝手が実現できていると感じています。

――今後、THE 名刺管理 Businessをどのように活かしていきたいと考 えていますか。

THE 名刺管理 Businessを入口にSalesforceのCRM顧客データベースに連携登録し、PardotのMAでそのデータにアプローチする王道の使い方を追求していきます。
まずは求人側の企業に対し規模や地域、求める人材などでセグメントし、最初のメールマガジン、次のアクションといったシナリオ設計を実行しつつPDCAを回しながら効果を高めていければと思っています。


期待…認識精度や機能・使いやすさのブラッシュアップ

――NTTデータNJKへの今後の期待をお願いします。

THE 名刺管理 Businessは単なる名刺管理ではなく、Salesforceによるデータ活用の入口という重要な役割を担っています。今後も長く使っていくソフトですので、機能や使いやすさ、認識精度のアップには期待していま す。
今後も変わらぬご支援をお願いします。

  

  

グレイスわたなべ様

導入法人プロフィール

環境分野に特化した人材紹介/派遣会社として1995年12月設立、1996年4月から事業を開始。環境貢献と派遣社員の環境スキル向上を図るため、1999年には人材派遣業界初のISO14001を認証取得しました。
2001年には環境関連求人サイト「環境web.net」をスタート。2006年の「環境job.net」を経て2016年に「エコリク」への全面リニューアルを行いました。
「環境分野の人材ソリューションのパイオニア」として、環境ビジネスへの就職・転職から資格取得やスキルアップまでサポートしています。

株式会社グレイス様

●WEBSITE
http://www.grace-e.co.jp/

●環境求人サイト エコリク
https://ecoriku.jp/
株式会社グレイス様ロゴマーク エコリク

導入商品

THE名刺管理ビジネスロゴ

無料の体験版もご用意しています。
詳しい商品紹介は以下ページをご覧ください。

<ご紹介ページ>
https://mediadrive.jp/products/themeishi_biz/index.html

注釈

※この事例の内容は2019年7月に実施した取材内容に基づいて作成しています。
※記載された会社名、製品名、サービス名等は各社の登録商標または商標です。