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THE 名刺管理 Business 導入事例:株式会社インターファクトリー様

THE 名刺管理 Business 導入事例

お話を伺ったユーザ様: 株式会社インターファクトリー
ビジネスディベロップメント部 ビジネスディベロップメントサポートチーム
八木 健治さま
早坂 英理依さま


課題:名刺管理の運用ルールが定まっていない…

――THE 名刺管理 Business導入前の課題をお聞かせください。

社内における名刺管理の運用ルールが定まっていませんでした。スタッフがそれぞれ個人で名刺を管理していたため、こまめにデータ化するスタッフもいれば、業務優先でデータ化は後回しというスタッフもいました。これにより、名刺管理には個人差が発生していました。

しかも、手入力は負担の大きな付帯業務です。出張で数十枚の名刺を交換した場合には残業で対応することもありました。また、入力を急ぐことで少なからず誤入力もあります。そこで、2016年に導入した顧客管理システムと連携できる名刺管理ツールを探すことになりました。

選定:ライセンス数とコストを重視

――名刺管理に求めた要件をお聞かせください。

NTTデータNJKとは、「ebisumart」の前身のECシステムから続く長いお付き合いがある関係で、THE 名刺管理 Businessをご案内いただいていました。そこで、THE 名刺管理 Businessともう1製品をピックアップして比較・検討することにしました。

<機能面での比較・検討>
THE 名刺管理 Businessは必要十分な機能、もう1製品については高機能という印象でした。しかし、名刺データの運用は顧客管理システムの方で行うつもりでしたので、機能の優先順位は高くありませんでした。むしろ、シンプルで使いやすいTHE 名刺管理 Businessに好印象を抱きました。

<ライセンス数とコストでの比較・検討>
最終的に比較・検討するうえで大きな要件となったのがライセンス数とコストです。実際、2社から見積りをもらって比較・検討しました。
THE 名刺管理 Businessは当社が想定する人数分のライセンス数での運用が可能で納得できるコスト感でした。もう一方は利用ユーザー数が多いプランのみ。コストも大きくなります。

そこで今回は、当社の予算内で導入できる点を重視し、THE 名刺管理 Businessを選定。2018年11月に20ライセンスを導入しました。なお、THE 名刺管理 Businessの導入にあたっては、IT導入補助金を利用しています。これにより、1/2程度のコストで導入することができました。

――THE 名刺管理 Business導入後、どのように利用されていますか。

名刺の入力は個々に行うのではなく、当部門が預かってTHE 名刺管理 Businessにデータを入力してから名刺の所有者に返却するシステムを確立しました。これにより、現在は名刺情報の一元管理が明確になりました。

預かった名刺は複合機やNTTデータNJKから購入したスキャナーを活用し、スキャンとOCRによってデータ化を行っています。一連のフローを高速かつ自動的に行ってくれますからスピードは手入力の比ではありません。一瞬で終わる感覚です。

データの正確性を担保するため、オプションの「名刺訂正サービス」も利用しています。長年、名刺管理に携わってきたNTTデータNJKの専門の方による名刺データチェックですから、データの精度は各段に向上します。もちろん、我々の工数も大きく削減することができます。

なお、THE 名刺管理 Businessと顧客管理システムの両方にデータが存在するのはセキュリティ上、好ましくないため、THE 名刺管理 Businessに登録したデータは、すぐに顧客管理システム側に移行。THE 名刺管理 Business側は常にデータが空の状態になっています。つまり、THE 名刺管理 Businessは入力のエントリーという位置付けです。

実は移行の際、当初は1件ずつの登録だったため、効率が悪いと感じていました。この問題をNTTデータNJKに話したところ、早々に顧客管理システムへ一括登録できる機能を搭載していただきました。この素早い対応には大変感謝しています。

効果:データ入力の工数削減と一元管理を実現

――THE 名刺管理 Business導入後の効果をお聞かせください。

名刺管理にともなうデータ入力の工数が削減され、業務への負担はほぼなくなりました。 名刺交換を頻繁に行う営業は本来の営業活動に集中できるようになりました。また、お問い合わせがあった際はすぐに管理画面で確認でき、お客様のスタンスに合わせた対応が可能です。

現在、当社は大阪と福岡に拠点ができるなど、徐々に活動範囲を広めています。その拠点でもデータを共有し活用できるのは、大きな効果だと感じています。

――THE 名刺管理 BusinessもしくはNTTデータNJKに対する評価をお聞かせください。

THE 名刺管理 Businessと顧客管理システムの連携など、初期設定で迷ったことがありました。これについてNTTデータNJKに相談したところ、「お客様ごと利用環境が異なるため共通の設定はない」とのことでしたが、担当の方は当社の環境をこと細かくヒアリング。そのうえで、当社専用のマニュアルを作成していただきました。担当の方の寄り添うサポート姿勢には、心より敬服しています。おかげ様で我々のリテラシーは大きく向上しました。

期待:これからも現在のサポートを希望

――NTTデータNJKに対する今後の期待をお願いします

日常的に活用するものですから、ストレスがあってはダメ。何よりも使いやすいことが大事です。確かに当初はコスト優先でTHE 名刺管理 Businessを導入しましたが、今では使いやすさを一番に感じており、本当に導入して良かったと思っています。

さらに、機能修正・追加依頼に対する柔軟な対応、アップデートの速さ、サポートのレスポンスとクオリティなど、どれを取っても満足しています。当社だけが優遇されているわけではないと思いますが、正直なところ、他のユーザーに対するサポートが疎かになっていないか心配です(笑)。今後も当社ビジネスを加速させる支援を期待しています。
引き続き、よろしくお願いします。   

  

やぎさま

導入法人プロフィール

クラウドECプラットフォーム「ebisumart」を展開。拡張性が高く、POSシステム、決済システム、基幹システム、ERP、WMSなど、様々なシステムと連携することができます。ebisumart APIも公開しており、EC関連事業者、パートナー企業など、広い範囲で機能開発が可能です。サイトデザインは自由自在で、年間アップデート数は190回と常に進化。マーケットや顧客のニーズを迅速に反映させることができます。大規模サイトに選ばれ続ける「ebisumart」は、これからも日本一のECプラットフォームを目指していきます。

株式会社インターファクトリー様

●WEBSITE
https://www.interfactory.co.jp/

●ebisumart
https://www.ebisumart.com/
株式会社インターファクトリー様ロゴマーク ebisumart

導入商品

THE名刺管理ビジネスロゴ

無料の体験版もご用意しています。
詳しい商品紹介は以下ページをご覧ください。

<ご紹介ページ>
https://mediadrive.jp/products/themeishi_biz/index.html

注釈

※この事例の内容は2019年7月に実施した取材内容に基づいて作成しています。
※記載された会社名、製品名、サービス名等は各社の登録商標または商標です。