自動処理対応文書管理ソフトウェア：DocDesk

「DocDesk」は、Officeファイル（WordやExcel、PowerPoint等）やPDFファイル、また、スキャンした紙文書をフォルダに自動分類して管理できるソフトウェアです。「フォルダ監視機能」を使用すれば、複合機やFAXから取り込んだ文書をOCRして透明テキスト付きPDFファイルに自動変換、その後、指定のフォルダに保存しておくことが可能です。 企業内に存在する多種多様な文書や帳票を取込む際には、付属の自動分類ソフトウェア「DocDesk Sorter」を使用することでドキュメントの分類・仕分けを実現、RPAとして業務工数を低減できます。

 

文書管理のメリットとは？

文書管理（ドキュメント管理）とは、PCで作成されたオフィスファイルとデジタル化した紙の書類を一元管理し、必要な情報を素早く検索できるシステムです。紙の書類をPCに取り込むことで保管スペースのコストを削減できるだけでなく、書類の内容によって指定のフォルダに自動分類し、キーワードで素早く全文検索できるメリットがあります。

	書類の縮小表示（サムネイル表示）で見つけやすい スキャンした紙書類だけでなくWord、Excel、PowerPoint、PDFなどの文書ファイルもサムネイル表示します。 実際にファイルを開いた画面を縮小してアイコン表示するため、ファイルを開かなくてもおおよそのファイルの内容を確認することができます。
	書類の自動分類でフォルダ分け 業務で使用する文章や帳票、新聞や雑誌の切り抜き・スナップ写真・メモなど、紙情報をイメージスキャナを使って「DocDesk」に取り込めば、指定のフォルダにRPAとして自動分類し、情報に素早くアクセスできます。
	キーワードで全文検索可能 スキャナから取り込んだ文書や帳票を全文検索可能なPDFファイルで保存します。保存されたPDFファイルはOCR結果のテキスト情報が埋め込まれているため、たとえば大量の新聞などを保存してキーワード検索により関連文書を探すなどの使い方が可能になります。

機能のご紹介

文書管理機能を豊富にご用意しています。

入力

紙文書もファイルも登録可能

複合機からスキャンした紙原稿やFAX原稿はドラッグ＆ドロップやフォルダ監視機能で簡単に取り込むことができます。リネーム機能を使用すれば、文書の取り込み時にあらかじめ指定したタイトル名に変更も可能です。
またすでにパソコン内に保存されているWordやExcel等のOffice文書ファイルがある場合もまとめてインポートすることができます。

 

直接PDFに変換

スキャン時にOCR処理を実行し、PDFファイル保存するところまでを自動処理。RPAとして動作します。

 

管理

紙文書も電子文書もまとめて管理

既にデータ化されているOffice文書ファイル（WordやExcel、PowerPoint等）やPDFファイル、また紙の文書を画像として保存し、まとめて管理することができます。

 

フォルダで文書管理

よく使うフォルダに色を付けて見やすくしておくことができます。またフォルダにコピー/移動した文書のタイトル名を自動で変更することができます。ドラッグ＆ドロップ登録する際にはフォルダ名+日付にするなど、ファイル名で管理することも可能です。

 

クイックプロパティ機能

ファイルにマウスカーソルを乗せるだけで書類の文字情報が表示されます。サムネイルで判別できない「表題」や「見出し」「日付」などがファイルを開くこと無く確認できます。

 

ネットワーク先フォルダの管理に対応

ネットワークサーバー上の共有フォルダを管理することができます。企業内の情報をまとめて管理し、情報の共有化が実現できます。
※Windowsネットワーク環境でローカルネットワークエリアのみ対応です。

 

ファイル編集・データ確認

スタック機能・複数ページPDF作成

複数の画像ファイルを重ねて表示し、グループ化してまとめる（スタック）ことができます。スタックした複数ファイルは、1ファイルのPDF/マルチページTIFFに変換することもできます 。

アノテーション機能

文書上にメモやマーカーを追加したり、重要・至急のスタンプなどを追加することが可能です。強調しておきたい箇所や関連したメモなどを貼り付けておけばサムネイル画像上で確認でき、目的のデータも簡単に探し出すことができます。

 

PDF/Officeファイル変換

画像データをアイコンにドラッグ＆ドロップすることで、Word/Excel/PDFファイルに変換可能。画像ファイルはOCR処理され全文検索可能なPDFに変換できます。

 

暗号化機能

DocDeskに登録したデータは、パスワードを付けて暗号化することができます。パスワード所有者のみファイルの閲覧が可能となり社外秘や個人情報などの保護が容易です。

 

タイムスタンプ

アマノ社製 タイムスタンプ付与ツール「e-timing EVIDENCE 3161 for PDF Auto」との連携により、PDFファイルへのタイムスタンプの付与が可能です。

 

検索

豊富な検索機能

ファイル名や日付で検索するだけでなく、文書内容をキーワードに検索（全文検索）する機能を搭載しておりますので、文書内容の記憶から目的の文書を探し出すことができます。全文検索は、OCR処理された画像、Word/Excel/PowerPoint/PDF/一太郎/テキストファイルが対象となります。

 

分類

自動分類ソフトウェア「DocDesk Sorter」を搭載

自動分類ソフトウェア「DocDesk Sorter」は、企業内に存在する多種多様な文書や帳票を取込む際に、あらかじめ登録された帳票のレイアウト（罫線）情報や文字（OCR結果）情報やバーコード/QRコード情報を元に指定フォルダへ自動で文書を振り分けられるソフトウェアです。RPAとして効率的な分類・仕分けを実現します。
※振り分け設定数は最大100件です。

 

データの活用（アプリケーション連携）

DocDesk内からメールやFAX、スマートフォン/タブレット端末などへ転送して活用することができます。 スマートフォン/タブレットへは付属の「DocMobile Transfer v.2.0」と組み合わせて使うことでiPhone/Androidアプリケーション（DocMobile）へWiFi経由でダイレクトに転送することができます。

 

その他の機能

・スキャン画像の自動OCR、PDF変換
・デジタルカメラからの取り込み
・フォルダ監視機能による自動取り込み
・スタック（複数の画像データを１つのまとめる）機能
・拡張子/ファイルの種類/文書の意味によるファイル分類表示
・画像編集機能（回転/トリミング/黒塗りつぶし/白塗りつぶし）
・アノテーション（注釈）機能（メモ/単語登録/日付/マーカー/塗りつぶし/スタンプ）
・文書内容（日本語）からキーワード検索
・あいまい検索/最近使用したファイル、一定期間使用していないファイルの検索
・シングル/マルチページTIFF変換機能
・登録データのエクスポート機能
・印刷/FAX、メール添付送信
・バックアップ/復元

 

動作環境・スペック

■動作環境

対応OS	Windows 10 Enterprise/Pro/Home Windows 8.1 Enterprise/Pro ※各日本語版に対応 ※インストールには管理者(Administrator)権限が必要です ※本商品はInternet Explorer 6.0以上、.NET Framework 4.0が必要です ※64bit版Windowsでは32bit互換モード(WOW64)で動作します。仮想環境、Macintoshは動作保証外となります ※Windows 8.1/10ではデスクトップアプリケーションとして動作します（Windows RTは動作保証外）
対応機種	上記が動作する環境
動作メモリ	2GB以上
必要ハードディスク容量	約170MB以上 ※DocDesk Sorterは約90MB以上、DocMobile Transfer v.2.0は約5MB以上の空き容量が別途必要となります。
対応NAS	株式会社アイ･オー･データ機器 エビデンスソリューション「eviDaemon」組込み済み 2ドライブモデル WE1-TS5/PACK LAN DISK Hシリーズ：HDL2-H ※同時接続には制限事項があります。「HDL2-H」上のフォルダを「DocDeskデスクトップ」登録できる共有人数は最大で10人程度となります。
ディスプレイ解像度	1024×768ピクセル以上
対応スキャナ	TWAIN規格ドライバで動作するスキャナ ScanSnap(スキャンスナップ）シリーズ ScanSnap iX100/SV600/iX500/S1500/S1300i/S1300/S1100※※ScanSnap iX1500は直接連携非対応です。 ※ScanSnapシリーズと「ScanSnap Home」との組み合わせは連携非対応です。「ScanSnap Home」で作成保存した画像ファイルは取り込み可能です。
その他	※パッケージ版はCD-ROMドライブが必要です。 ※ライセンス認証機能が搭載されています。ライセンス認証を行うためにインターネット接続環境が必要です。 インターネットに接続できない場合、インターネットに接続可能な別のパソコンを使って代理認証させることができます。
データ引き継ぎ可能商品	やさしくデジタルファイリング v.7.0～v.9.0 ※ご注意：「DocDesk」は「やさしくデジタルファイリング v.9.0」の後継ソフト（新バージョン）ではございません。「やさしくデジタルファイリング v.9.0」の一部機能を搭載しておりませんので乗り換えされる場合はご注意下さい。

 

■仕様

取り込み可能な画像・PDF

最大サイズ：A3 ・解像度：600dpi ・24ビット（フルカラー） ※上記を超える「画像ファイル」「PDFファイル」はOCR処理ができません。

 

■サムネイル表示可能な画像ファイル

Windows ビットマップ	*.bmp。
TIFF	*.tif、tiff
JPEG	*.jpg、*.jpeg
Exif	*.jpg、*.jpeg、*.exif
Windows メタファイル	*.wmf
Portable Network Graphics	*.png
DocuWorks文書ファイル	画像タイプのみ変換可能 ※DocuWorks 6.0以降がインストールされている環境が必要です。

※注1 ご使用のパソコン環境によっては高解像度の画像については読み込めない場合があります。また、Windows 8標準のフォトでは正しく閲覧できない場合がありますのでWindowsフォトビューワーを使用してください。
※注2 TIFFファイルには非圧縮/CCITT 圧縮/G3 1次元圧縮/G3 2次元圧縮/G4 圧縮/JPEG 圧縮/LZW 圧縮形式、マルチページTIFF形式を含みます。

 

■サムネイル表示可能な文書ファイル

Microsoft Word 2003/2007/2010/2013/2016/2019	*.doc *.docx
Microsoft Excel 2003/2007/2010/2013/2016/2019	*.xls *.xlsx *.csv
Microsoft PowerPoint 2003/2007/2010/2013/2016/2019	*.ppt *.pptx *.pps *.pot
一太郎2008～2020	*.jtd *.jtt
PDF	*.pdf (1.3以降)
テキスト文書	*.txt

 

ラインナップ・価格

価格・購入方法についてはお問合せください。

 

ダウンロード

■ランダム配置スキャン用黒シート

黒シートPDF（A3）	ダウンロード（20KB）
黒シートPDF（A4）	ダウンロード(20KB)

 

サポート情報

よくある質問

機能・ご購入に関するよくある質問をご用意いたしました。お問い合わせの前にご確認ください。
＞＞よくある質問

 

最新アップデータ

ご利用の製品を最新の状態にアップデートするには、「自動」または「手動」の2つの方法があります。

■自動アップデート方法
ソフトを起動後、「ヘルプ」メニューから「自動アップデート」機能を選択し、指示にしたがって商品の更新を行ってください。詳しくはユーザーズガイドをご覧ください。
※更新後、正しくアップデートが完了したかどうかを「バージョン情報」で再度ご確認ください。
※自動アップデートがうまくいかない場合は、以下の手動アップデートをお試しください。

■手動アップデート方法
以下よりファイルをダウンロードします。ダウンロード終了後、ファイルをダブルクリックしてプログラムの更新を行ってください。アップデートを行う際はソフトを一旦終了してから行ってください。

■アップデート処理の注意事項
アップデート処理は、「管理者権限」を必要としますので、「管理者権限」にて実行してください。
また、他のユーザーがやさしく名刺ファイリング PRO v.15.0を起動している場合は、終了してから本プログラムを実行してください。
 

Docdeskアップデータ	R4b[2019.06.04]	ダウンロード(37MB)	詳細を見る
Docdesk Sorterアップデータ	R2[2018.08.31]	ダウンロード(6.2MB)	詳細を見る
Docdesk Transferアップデータ	R2[2018.08.31]	ダウンロード(3.97MB)	詳細を見る

 

お問い合わせ

すでにご利用中のお客様は、ソフト上の「ヘルプ」メニューにある「オンラインサポート」を選択し、メールにてお問い合わせください。
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