導入事例 ~株式会社三喜 様

FormOCR v.7.5を導入した経緯とその効果を伺いました
伝票処理にかかる時間が半分近くに大幅軽減
帳票OCR:FormOCR v.7.5

株式会社三喜様
株式会社三喜様

 

お話を伺ったお客様
三喜様のお店 株式会社三喜

業務部 経理課
君島 広明さま

 

■ 課題:1カ月あたり6,000~7,000枚の伝票をOCR
――FormOCR導入の背景をお聞かせください。

スキャナーとオフコンがセットになったOCR専用機が老朽化してきたため、新たなOCRが必要になってきました。そもそも当社で使っていたOCR専用機は20年が経過しており、すでに保守切れの状態。部品も製造されていませんから、どこかが壊れたら使えなくなるという状況でした。表計算ソフトに手入力して対応する方法もありましたが、1日に200~300枚はかなりの重労働です。そこで、新たなOCRを探すことにしました。

――御社ではどのような業務でOCRを活用されているのでしょうか。

当社指定フォーマットの納品伝票をデータ化するため、OCRを利用しています。紙伝票のみだった10年前は、全店舗から1日に1~2万枚もの伝票が本社に集まり、常にOCRと入力業務に追われていました。さすがにこれでは業務に支障をきたすということで、EDI(Electronic Data Interchange)伝票導入によるペーパーレスに取り組み、紙伝票を大幅に削減しました。 しかし、どうしてもEDI伝票への対応が難しいお取引先様、登録手続きが進まない新規のお取引先様などが残るため、現状でも1カ月あたり6,000~7,000枚、1日あたりでは200~300枚の紙伝票が送付されてきます。これに対しては、やはりOCRが必要となってきます。
■ 選定:使い勝手の良さ、修正のしやすさが必須要件
――新たなOCRへの要件をお聞かせください。

当社としては以下の3つを要件としました。

<高い認識率>
認識率が悪ければ、従業員には訂正作業などの負担がかかります。認識率はOCRの基本的な部分ですから、やはり認識率の高さは必須だと思いました。

<低コスト>
紙伝票は全体の1割弱ですから、過度の投資はできません。コストはできるだけ抑える必要があるという認識がありました。

<修正のしやすさ>
これまでOCRを使ってきたからこそ分かりますが、いくら認識率が高くてもOCR後の確認や、伝票に書かれた文字の質によって生じる修正は必ず必要になります。そうなると、確認作業の使い勝手、修正のしやすさは必須要件。長期的な利用を考えると、認識率やコストよりも重要な部分かもしれません。

――FormOCRを選定した理由をお聞かせください。

さまざまなお取引様からの紹介や検索などにより、4社のOCRをピックアップしました。そのなかのひとつがNTTデータNJKのFormOCRでした。

――新たなOCRはどのようにして選定されたのでしょうか。

認識率の部分で絞り込み、その後の運用フローを検証しながら最終的にはFormOCRを含む2製品で比較・検討しました。最終的にFormOCRを選定した決め手は、使い勝手と修正のしやすさです。
これまでの確認作業は、読み込んだ伝票の画面イメージが不明瞭だったため、実際の伝票の束を手前に置いておいてOCRデータの画面と見比べる作業をずっと繰り返し行う必要がありました。
これに対し、FormOCRの訂正画面は伝票そのものを表示し、その画面上にOCRのデータが表示されますから、実物の伝票と見比べる必要がありません。実際にOCRを担当する従業員にもNTTデータNJKによるFormOCRのプレゼンを見てもらったところ、これならと大きく頷いていました。
認識率については手書きとOCR印字タイプと2種類の伝票に対し、手書きはこれまでのOCR専用機と同等、OCR印字タイプはこれまで以上の精度を実現していました。コスト面についても十分に納得できましたので、FormOCRを導入することにしました。
■ 効果:作業時間を半減、作業負担も軽減
――FormOCR導入の効果をお聞かせください。

まず、何も問題なく利用できていることに驚いています。正直、初めての製品なので何らか問題が起こるかもしれないと思っていたのですが、まったくそういったことはありませんでした。導入の際はマニュアルを確認しつつ運用フローの確認を行った程度ですから、FormOCRはかなり使いやすいOCRと言えると思います。さらに以下の効果を感じています。

 

<作業時間はこれまでの半分程度に>
OCRによる伝票処理にかかる時間は、トータルすると半分近くまで短縮できたと実感しています。

<作業負担を大幅に軽減>
画面と伝票を見比べていたときは、首や目の疲れが日常化していました。FormOCRになってからはパソコン画面だけで作業できますから、作業負担は大幅に軽減されました。しかも、FormOCRには数値項目の検算が可能なデータチェック機能があり、それが大きく役立っています。
データチェック機能とは、OCRでデータ化した数量や単価などの数値の合計に対して値が正しいかどうかを判定する機能で、ここでエラーが発生していなければOCRで認識した数字に認識ミスはないと判断することが可能となります。これにより、伝票のヘッダーの部分とエラーだけ注意して見ていれば、すべての数字を訂正する作業は不要になります。実際、従業員に聞いたところ、伝票に対する確認作業のストレスはかなり減って、今は気が楽になっているという話でした。

 

ご利用伝票
▲データ化している伝票
――最後、NTTデータNJKに対する期待をお願いします。

導入時の設定でNTTデータNJKに問い合わせた際には、非常にレスポンス良く分かりやすいサポートをしていただきました。これからもご相談することがあるかもしれませんが、その際にはアドバイスをいただけると幸いです。今後もよろしくお願いします。

 

<導入法人プロフィール>
株式会社三喜 様
1956年の創業以来一貫して「お客様に喜んでいただくこと」を最大の目標に、婦人洋品、紳士洋品、子供洋品、ベビー洋品などの衣料品のほか、寝具、インテリア、手芸雑貨など生活文化と利便性の向上を目指した品揃えの店舗を展開。各店舗ではデイリーで、ファミリーで、ポピュラープライスで、地域性を重視した楽しさ溢れる売場を提供。店舗は関東を中心に日本全国200カ所以上。これだけの店舗がありながらマニュアルはなく「人中心」をモットーに、一人ひとりのお客様と向き合う接客に力を入れています。

創業    1956年5月
本社    〒277-0021 千葉県柏市中央町2-8
資本金   4,900万円(2019年2月20日現在)
URL    https://www.fi-sanki.co.jp/company/
三喜様プロフィール
導入商品
FormOCRロゴ


※この事例の内容は2021年2月に実施した取材内容に基づいて作成しています。
※記載された会社名、製品名、サービス名等は各社の登録商標または商標です。

 

 

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