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名刺管理ソフト:やさしく名刺ファイリング PRO v.15.0

名刺管理ソフト「やさしく名刺ファイリング PRO」は専用のスキャナなどから名刺を取り込み、名刺に記載されている社名や住所、名前、メールアドレスなどを文字認識(OCR)することでテキストデータに変換し、付属のデータベースで管理・検索・活用する名刺管理ソフトです。

やさしく名刺ファイリング PRO v.15.0_流れ


名刺管理ソフト「やさしく名刺ファイリング PRO v.15.0」特長

【POINT】名刺の電子化によるすばやい検索
名刺を電子化することで、氏名・社名などで素早く検索することが可能です。名刺の束をめくる必要はありません。


【POINT】名刺データベースの活用
電子化した名刺データは、CSV / Excel出力できるほか、宛名印刷・メール配信など様々なアプリケーションと連携し業務の効率化を実現します。


【POINT】外出先でもスマートフォンで名刺を検索
名刺管理クラウドサービス「名刺ファイリングCLOUD」との連携機能と、無償の専用名刺ビューワーアプリへの名刺転送機能の2つをご利用いただけます。


【POINT】ネットワークによる名刺データ共有
名刺は企業の財産です。個人で管理するのではなく、部署別・プロジェクト別など複数PCで名刺データベースを共有することが可能です。


【POINT】4ヵ国語の名刺に対応
日本語・英語(住所振り分け:アメリカ/カナダ/日本)・中国語(住所振り分け:中国本土/台湾/香港)・韓国語の名刺管理が可能です。


【POINT】電子化によるセキュリティ強化
データベース保護・閲覧制限・アクセスログ機能を搭載することで名刺データのセキュリティを強化することが可能です。




名刺管理ソフト「やさしく名刺ファイリング PRO v.15.0」主な機能

スキャナや複合機、スマートフォンなどから名刺画像を取り込み、名刺に記載されている氏名、社名、住所、メールアドレスなどをOCR(文字認識)することでテキストデータに変換し、データベース登録することができます。データ化まで時間を要するオペレーター入力サービスと異なり、高精度OCRエンジンにより即時データ化し、名刺情報を管理・検索・活用することができます。


名刺データはローカル環境で管理できるため、セキュリティポリシーなどによりクラウド利用が困難な企業でも利用が可能です。またパッケージ形式の買い切り型であるため、毎月の利用料を気にすることなく、導入、継続利用することができます。※
「やさしく名刺ファイリング PRO v.15.0」は、名刺情報のセキュリティを守りながら名刺情報を簡単に管理、有効に活用し、様々なビジネスシーンでの利用をお手伝いします。

※クラウド型サービスの連携オプションメニューも別途あります。


■1.OCRによる名刺登録
スキャナ、複合機、スマートフォンなど様々な入力端末から名刺の取り込みが可能です。
取り込んだ名刺画像は、国内最高峰のOCR機能により、氏名や社名、住所、メールアドレスなどがテキスト化され、自動で各項目に振り分けられます。

※日本語・英語(住所振り分け:アメリカ/カナダ/日本)・中国語(住所振り分け:中国本土/台湾/香港)・韓国語の名刺に対応。
※名刺がない場合でも、キーボードからの手動入力、メール署名欄のドラッグアンドドロップ操作、CSV形式ファイルによるインポートが可能。
OCRによる名刺登録
■2.名刺の整理・検索
大量の名刺をデジタルデータに変換しデータベース化することで、名刺に記載されている情報の検索はもちろん、名刺データごとに個別の情報を付与して管理、検索することが可能です。
年賀状・暑中見舞いなどの固定マークを8個、自由に入力編集可能なマーク項目(最大20文字)を10個、搭載しています。例えば、マーク項目を「メルマガ」や「セミナー」のように目的に合わせてカスタマイズすることで、名刺リストからマークチェックのある対象者だけを検索してリストアップすることができます。
名刺の整理・検索
■3.名刺に対する履歴機能
名刺データごとに、日付・件名・キーワードを簡単な操作で登録することができます。キーワードに予めよく利用する単語や定型文を登録しておけば、マウス操作を中心とした簡単な手順で面会情報などコンタクト履歴を保存することが可能です。また添付ファイル機能で議事録や見積書などの関連資料を添付すれば、簡易的なSFA(営業支援ツール)として営業活動の進捗管理にご活用いただけます。
名刺に対する履歴機能
■4.スマートフォン連携
「スマートフォン用名刺管理ビューワーアプリ(無料)」と連携して、PCからスマートフォンへUSBもしくはWi-Fiを経由してデータを転送することができます。
転送した名刺データは、氏名や社名から検索・閲覧することはもちろん、管理する名刺データの住所位置を地図にまとめて表示したり、訪問先の会社の位置を地図にまとめて表示させ、訪問先のルートを確認することができます。

※アプリケーションは、Apple App Store / Google Playからダウンロードしてご利用ください。
■5.クラウドサービス連携
名刺データを、メディアドライブが提供する名刺管理クラウドサービス「名刺ファイリングCLOUD」と同期することができます。
名刺データをセキュリティに守られたクラウド上で管理・運用することで、企業の財産である顧客情報を外部に持ち出すことなく活用することができます。

※「やさしく名刺ファイリング PRO v.15.0」ユーザー様は、500枚までの名刺データを「名刺ファイリングCLOUD」に無料で登録することができます。501枚目以降の登録および名刺データの共有や訂正サービスを活用する場合は、有料のサービスチケットを購入することで可能になります。
※「名刺ファイリングCLOUD」は、2017年11月24日より「THE 名刺管理」からサービス名称が変更されます。
クラウドサービス連携
■6.便利なオプションメニュー
さらに便利に名刺データをご活用いただける「名刺ファイリングCLOUD」の有料オプションメニューをご用意しております。

(1)国内オペレーターによるデータ訂正サービス
登録時にOCRで正確に認識できなかった名刺データを、オペレーターが訂正し、クリーンデータ化します。

(2)登録可能な名刺データの上限アップ
ご利用状況に合わせて、1,000枚 / 5,000枚まで登録が可能となるメニューをご用意しています。

(3)名刺データ共有
業務に応じた権限設定が可能なため、不要な情報開示の防止が図れます。
■7.外部サービス連携
名刺データを外部のクラウドサービスへ転送(アップロード)することができます。

【連携対象クラウドサービス】
・フレッツ・あずけ~る(NTT東日本、NTT西日本)
・Salesforce(セールスフォース・ドットコム)
・Sales Force Assistant(NIコンサルティング)

※ご利用になるには事前に各サービスへの登録が必要となります。


名刺管理ソフト「やさしく名刺ファイリング PRO v.15.0」主な新機能 / 強化機能

新しいバージョンでは、名刺専用のOCRエンジンや画像補正エンジンに更なる改良を加え、基本OCR精度を向上するととともに、「日英名刺の自動判定」や「フラットベッドスキャナ・複合機による両面取り込み」機能を新たに搭載しました。
さらに、名刺を登録するときの手間を軽減するため「名刺の一括登録時の自動情報付与機能」を搭載し、名刺情報のメインテナンスをより容易にするため「同一人物名刺の名寄せ機能」の向上を行いました。


●1.名刺OCR性能強化【UP】
英語認識精度の向上および画像補正の改善の他、FAX、URLの振り分け精度が向上しました。また縦書き名刺の精度向上や、用紙方向判定の改良など、基本性能が向上しました。
●2.名刺言語の自動判定【NEW】
日本語名刺と英語名刺の言語の自動判定に対応しました。

※日本語名刺の裏面にローマ字表記された名刺は、英語認識で処理することができます。
●3.両面認識対応【NEW】
一度に両面がスキャンできるドキュメントスキャナはもちろん、フラットベッドスキャナや複合機による名刺の両面取り込みに対応しました。
フラットベッドスキャナや複合機上に、ランダムに配置された名刺やハガキをスキャンした後、同じ位置で表裏反転させて、裏面をスキャンすることで、表面裏面の2つの画像で、同一の位置に配置された名刺を一組の名刺として両面登録することができます。
両面認識対応
●4.名刺の一括登録時の自動情報付与【NEW】
複数の名刺を一括で登録する際、フェアやセミナーといった名刺交換場所や、仕入れ先・パートナーといった取引先種別などの属性値を事前設定することで、後から手動登録することなく情報を付与することが可能になりました。
名刺の一括登録時の自動情報付与
●5.名寄せ機能の強化【UP】
氏名や社名の登録情報から同一人物の名刺候補を名寄せし、同一レコード内で管理することができるようになりました。
昇進や部署異動、社名変更など、過去登録した名刺データからの変更履歴を記録しておけます。
名寄せ機能の強化
●6.オプションチケットの同梱【UP】
連携するクラウドサービス「名刺ファイリングCLOUD」で、標準で登録可能な名刺データの上限500枚を1年間5,000枚にアップさせることができるサービスチケットを同梱していますので、本サービスと同様に体験利用いただくことができます。
●7.名刺スキャンサービス(有償オプション)【NEW】
名刺をお送りいただくことで、当社にてスキャンを行い「やさしく名刺ファイリング PRO v.15.0」のデータベースを納品いたします。名刺データの訂正もご依頼いただけます。
名刺スキャンサービス(有償オプション)


名刺管理ソフト「やさしく名刺ファイリング PRO v.15.0」その他の機能

■名刺認識・登録
○専用スキャナ、複合機やフラットベッドスキャナからの画像読み込み対応
○BMP・TIFF・JPEG・PNGの画像ファイル形式の読み込み対応
○デジタルカメラや携帯電話の画像読み込み対応
○年賀状などのハガキの認識・管理対応
○読み仮名辞書(登録件数:氏名【姓】・氏名【名】・社名ごとに最大100件)を標準で搭載
○郵便番号辞書を標準で搭載
○文字の学習機能を搭載
○シンクロ表示、候補文字による文字の修正が可能

■名刺整理
○名刺によって重要度を付けられる重要度設定機能を搭載
○データの並び替え(氏名順・社名順・日付順など)機能を搭載
○氏名や日付で分類できる仮想フォルダ表示を搭載

■名刺検索
○同姓同名や特定名刺のキーワード検索が可能
○検索時に複数のデータベースを一度に検索対象とすることが可能

■データ活用
○電子メールのデータをメールソフトに送信(TO/CC/BCC)機能を搭載
○URLデータからホームページを自動的に表示する機能を搭載
○名刺の住所から地図を表示できる地図検索機能を搭載
○名刺内の情報をインターネット検索エンジンで検索できるWeb検索機能を搭載
○関連する企画書や見積書などの資料を名刺と一緒に管理できる添付ファイル機能を搭載
○リスト印刷、タックシール印刷、宛名印刷、システム手帳印刷などの各種印刷機能を搭載

■連携ソフト/サービス
○Microsoft Outlook/Excelへ名刺データを転送する機能を搭載
○CSVやContactXML出力機能を搭載
○名刺、地図、経路をまとめてWord/一太郎で印刷できる訪問先印刷機能を搭載
○筆ソフトとの連携対応
 「筆王(ソースネクスト)」、「筆ぐるめ(ジャングル)」、「筆まめ(筆まめ)」、「楽々はがき(ジャストシステム)」と連携機能を搭載
○携帯電話に名刺データを取り込めるQRコードに対応
○無料IP電話「Skype」との連携機能を搭載
○名刺から最寄り駅までのルートを検索できる路線検索機能を搭載
※ご利用には「乗換案内(ジョルダン)」または「駅すぱあと(ヴァル研究所)」が必要となります。
※各種の連携機能を使用するには、連携を行う為の各ソフトウェアやサービスへの登録が必要になります(また、使用される連携機能や検索機能によってはインターネット環境が必要です)。

■その他
○データベースをパスワードで保護するデータベースセキュリティ機能を搭載
○データベースの移動、コピー、結合機能を搭載
○バックアップ/復元機能(自動バックアップ可能)を搭載
○ネットワークで名刺データの共有が可能
※ネットワーク利用時の利用可能数はWindowsの使用許諾の範囲により異なります。Windowsネットワーク環境でローカルエリアのネットワークのみ対応します。
○利用者や使用方法を確認できるアクセスログ機能を搭載