データを登録するフォルダ（データベース）ごとに分けたり、データベースはひとつでその中をグループ分けする方法がありますが、それぞれ以下のメリットがあります。

【データベースはひとつでグループを分ける場合】
・ グループごとにデータの閲覧ができる。
・ グループ名は簡単に変更できる。
・ 他のPCに移行しやすい。（※移行はデータベース単位で行います）

【データベースで分ける場合】
・ データベースの容量が小さくなるので、動作が安定する。
・ 氏名順　/　社名順　/　更新日順等でサブフォルダを作成できる。
・ 全データベース内での検索ができる。（串刺し検索機能）※ｖ13.0以降